KLAUZULA INFORMACYJNA RODO DLA PACJENTA
Na podstawie art. 13 i 14 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. — RODO — przekazuję informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych pacjentów oraz, w odpowiednim zakresie, ich przedstawicieli ustawowych, opiekunów, osób upoważnionych i osób kontaktowych.
1. Administrator danych osobowych
Administratorem danych osobowych jest Claudia Baluta-Górecka, prowadząca działalność gospodarczą pod firmą Claudia Baluta-Górecka - indywidualna specjalistyczna praktyka lekarska - HOLISTICA , z siedzibą przy ul. Pustynnej 53 lok. R, 93-479 Łódź.
NIP: 7251793243
REGON: 101512578
E-mail: kontakt@holistica.pl
Telefon: 730 888 010
Administrator nie wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem.
2. Jakich osób dotyczą dane
Przetwarzanie może dotyczyć w szczególności:
pacjentów korzystających ze świadczeń zdrowotnych, w tym teleporad;
pacjentów małoletnich;
przedstawicieli ustawowych, rodziców i opiekunów faktycznych;
osób upoważnionych przez pacjenta do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia lub dostępu do dokumentacji medycznej;
osób wskazanych do kontaktu;
płatników, jeżeli płatność za świadczenie dokonywana jest przez inną osobę;
osób kontaktujących się z praktyką w sprawach organizacyjnych, reklamacyjnych lub dotyczących realizacji praw pacjenta.
3. Kategorie przetwarzanych danych
Administrator może przetwarzać następujące kategorie danych:
dane identyfikacyjne, w szczególności imię, nazwisko, PESEL, data urodzenia, numer dokumentu tożsamości, a w przypadku małoletnich także dane przedstawiciela ustawowego;
dane kontaktowe, w szczególności adres zamieszkania, adres korespondencyjny, numer telefonu, adres e-mail;
dane dotyczące zdrowia, w szczególności informacje przekazane podczas wywiadu lekarskiego, dane o stanie zdrowia, rozpoznaniach, objawach, leczeniu, ordynowanych lekach, zaleceniach, e-receptach, e-skierowaniach, e-ZLA, zaświadczeniach oraz przebiegu świadczenia zdrowotnego;
dane zawarte w dokumentacji medycznej;
dane dotyczące upoważnień do informacji o stanie zdrowia i dostępu do dokumentacji medycznej;
dane rozliczeniowe i księgowe, w szczególności dane do rachunku, faktury lub potwierdzenia płatności;
dane dotyczące komunikacji z pacjentem, w tym treść korespondencji e-mail, wiadomości SMS, informacje o terminach wizyt, odwołaniach, zmianach terminów i linkach do teleporad;
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony internetowej lub formularzy online, jeżeli takie formularze są wykorzystywane.
4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych
Dane osobowe są przetwarzane w następujących celach:
4.1. Udzielanie świadczeń zdrowotnych
Dane są przetwarzane w celu udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym konsultacji psychiatrycznych i teleporad, oceny stanu zdrowia, prowadzenia procesu diagnostyczno-terapeutycznego, wystawiania e-recept, e-skierowań, e-ZLA, zaświadczeń oraz zaleceń.
Podstawa prawna:
art. 9 ust. 2 lit. h RODO — przetwarzanie danych dotyczących zdrowia w celu diagnozy medycznej, zapewnienia opieki zdrowotnej lub leczenia;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze jako osobie wykonującej zawód medyczny.
4.2. Prowadzenie dokumentacji medycznej
Dane są przetwarzane w celu prowadzenia, przechowywania, zabezpieczenia i archiwizacji dokumentacji medycznej.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta oraz przepisy wykonawcze dotyczące dokumentacji medycznej.
4.3. Rejestracja wizyt i organizacja teleporad
Dane są przetwarzane w celu rejestracji wizyty, ustalenia terminu, przesłania potwierdzenia wizyty, linku do teleporady, przypomnienia o wizycie, kontaktu w sprawach organizacyjnych oraz weryfikacji tożsamości pacjenta przed udzieleniem świadczenia.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — podjęcie działań przed zawarciem umowy lub wykonanie umowy o udzielenie świadczenia zdrowotnego;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na sprawnej organizacji świadczeń, obsłudze pacjentów i zapewnieniu bezpieczeństwa procesu teleporady;
w zakresie danych zdrowotnych — art. 9 ust. 2 lit. h RODO.
4.4. Kontakt pozawizytowy z pacjentem
Dane mogą być przetwarzane w celu obsługi kontaktu pozawizytowego, w tym odpowiedzi na pytania organizacyjne, przekazywania informacji dotyczących kontynuacji leczenia, dokumentów medycznych, e-recept, zaświadczeń lub innych spraw związanych z udzielonym świadczeniem.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od charakteru sprawy;
w zakresie danych zdrowotnych — art. 9 ust. 2 lit. h RODO.
4.5. Udostępnianie dokumentacji medycznej i informacji o stanie zdrowia
Dane są przetwarzane w celu realizacji praw pacjenta, w szczególności prawa dostępu do dokumentacji medycznej, prawa do upoważnienia innych osób do dokumentacji oraz prawa do upoważnienia innych osób do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
art. 9 ust. 2 lit. h RODO;
przepisy ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.
4.6. Rozliczenia, płatności i obowiązki księgowe
Dane są przetwarzane w celu przyjmowania płatności, wystawiania rachunków lub faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej oraz realizacji obowiązków podatkowych.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków podatkowych i rachunkowych.
4.7. Obsługa skarg, reklamacji, wniosków i roszczeń
Dane mogą być przetwarzane w celu rozpatrywania skarg, reklamacji, wniosków pacjentów, kontaktu z organami publicznymi, ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na ochronie praw i obronie przed roszczeniami;
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — jeżeli obowiązek działania wynika z przepisów prawa;
w zakresie danych zdrowotnych — art. 9 ust. 2 lit. f lub h RODO.
4.8. Realizacja praw wynikających z RODO
Dane są przetwarzane w celu obsługi żądań dotyczących danych osobowych, w tym prawa dostępu, sprostowania, ograniczenia przetwarzania, sprzeciwu, przenoszenia danych lub cofnięcia zgody.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
4.9. Bezpieczeństwo danych i obsługa incydentów
Dane mogą być przetwarzane w celu zapewnienia bezpieczeństwa systemów, kontroli dostępu, wykonywania kopii zapasowych, dokumentowania naruszeń ochrony danych osobowych oraz podejmowania działań naprawczych.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków z RODO;
art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa danych i ciągłości działania praktyki.
4.10. Marketing usług własnych
Dane mogą być przetwarzane w celach marketingowych wyłącznie wtedy, gdy pacjent wyrazi na to odrębną, dobrowolną zgodę.
Podstawa prawna:
art. 6 ust. 1 lit. a RODO — zgoda;
w zakresie komunikacji elektronicznej lub telefonicznej — również właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.
Zgoda marketingowa nie jest warunkiem skorzystania ze świadczeń zdrowotnych i może być w każdym czasie cofnięta.
5. Odbiorcy danych
Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom współpracującym z Administratorem wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
dostawca systemu elektronicznej dokumentacji medycznej Medifile, w tym MedLife Club — jeżeli jest faktycznie wykorzystywany przez praktykę;
platforma ZnanyLekarz / DocPlanner — w zakresie rejestracji wizyt, obsługi profilu, kalendarza, komunikacji organizacyjnej, rezerwacji online lub płatności, jeżeli dane funkcjonalności są aktywne;
dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, usług telekomunikacyjnych, narzędzi IT oraz wsparcia technicznego;
operatorzy płatności, banki lub dostawcy płatności online, jeżeli są wykorzystywani;
biuro rachunkowe lub doradcy obsługujący praktykę;
kancelarie prawne, ubezpieczyciele lub doradcy — jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia roszczeń, obrony praw lub obsługi spraw spornych;
organy publiczne i inne podmioty uprawnione na podstawie przepisów prawa, w szczególności sądy, prokuratura, Rzecznik Praw Pacjenta, Prezes UODO, organy podatkowe lub inne uprawnione instytucje.
6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
Co do zasady Administrator nie zamierza przekazywać danych pacjentów poza Europejski Obszar Gospodarczy.
Jeżeli jednak w związku z korzystaniem z określonych usług technologicznych, hostingowych, analitycznych, komunikacyjnych, płatniczych lub funkcji zewnętrznych dostawców miałoby dojść do przekazania danych poza EOG, odbywa się to wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO, w szczególności decyzji o adekwatności, standardowych klauzul umownych lub innych wymaganych zabezpieczeń.
Zakres ewentualnych transferów zależy od aktualnej dokumentacji dostawców oraz aktywnych funkcjonalności używanych przez Administratora.
7. Okres przechowywania danych
Dane osobowe będą przechowywane przez okres niezbędny do realizacji celu, w którym zostały zebrane, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa lub niezbędny do ochrony praw Administratora.
W szczególności:
dokumentacja medyczna jest przechowywana co do zasady przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu, z uwzględnieniem wyjątków przewidzianych w przepisach;
dane rozliczeniowe i księgowe są przechowywane przez okres wymagany przepisami podatkowymi i rachunkowymi, co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego;
dane związane z rejestracją wizyty i kontaktem organizacyjnym są przechowywane przez okres niezbędny do obsługi wizyty, relacji z pacjentem oraz ochrony przed roszczeniami, a jeżeli stają się częścią dokumentacji medycznej — przez okres przechowywania tej dokumentacji;
dane dotyczące udostępniania dokumentacji medycznej, upoważnień i oświadczeń pacjenta są przechowywane przez okres wynikający z przepisów dotyczących dokumentacji medycznej oraz obowiązku wykazania prawidłowej realizacji praw pacjenta;
dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do czasu cofnięcia zgody lub ustania celu przetwarzania;
dane związane ze skargami, reklamacjami lub roszczeniami są przechowywane do czasu zakończenia sprawy oraz upływu okresu przedawnienia roszczeń;
dokumentacja dotycząca naruszeń ochrony danych i realizacji obowiązków z RODO jest przechowywana przez okres niezbędny do wykazania rozliczalności.
8. Prawa osoby, której dane dotyczą
Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa określone w RODO, w szczególności:
prawo dostępu do danych;
prawo otrzymania kopii danych;
prawo sprostowania danych;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo do usunięcia danych — w zakresie, w jakim nie sprzeciwiają się temu przepisy nakazujące przechowywanie dokumentacji medycznej lub inne obowiązki prawne Administratora;
prawo do przenoszenia danych — w przypadkach przewidzianych w RODO;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu;
prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie, jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu realizacji praw można skontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail: kontakt@holistica.pl.
9. Obowiązek podania danych
Podanie danych niezbędnych do identyfikacji pacjenta, rejestracji wizyty, udzielenia świadczenia zdrowotnego, prowadzenia dokumentacji medycznej i realizacji obowiązków prawnych jest wymagane do skorzystania ze świadczenia zdrowotnego.
Brak podania danych niezbędnych do identyfikacji pacjenta lub udzielenia świadczenia może uniemożliwić przeprowadzenie wizyty lub teleporady.
Podanie danych do celów marketingowych jest dobrowolne i nie wpływa na możliwość skorzystania ze świadczeń zdrowotnych.
10. Źródło danych
Dane są co do zasady pozyskiwane bezpośrednio od pacjenta.
W przypadku pacjentów małoletnich lub osób, które nie działają samodzielnie, dane mogą być pozyskiwane od przedstawiciela ustawowego, opiekuna faktycznego lub osoby upoważnionej.
Dane mogą być także pozyskiwane za pośrednictwem platform rejestracyjnych, formularzy online, poczty elektronicznej, telefonu lub systemów wykorzystywanych do organizacji wizyt.
11. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Administrator nie podejmuje wobec pacjentów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec pacjenta skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.
Decyzje diagnostyczne i terapeutyczne podejmuje zawsze lekarz.